Alat Takar itu Bernama KPI Alat Takar itu Bernama KPI libra lisaluonoceanave

You can not manage what you can not measure” (Management Adage)

“Ini kan aneh, prestasinya biasa-biasa saja mengapa bisa dipromosikan naik pangkat lebih tinggi, padahal yang prestasinya lebih menonjol, malah karier-nya mentok”, kata seorang peserta sebuah workshop Key Performance Indicator (KPI) dimana kami didapuk menjadi fasilitator di sebuah perusahaan besar di bilangan Jakarta Selatan. Ada lagi,”Kami bekerja menjadi sekretaris, tetapi seringkali porsi tugas-tugas kami lebih banyak untuk mengerjakan urusan “pribadi” maupun urusan “keluarga” Bapak Direktur, seperti pengurusan tiket perjalanan keluarga, pembelian kue acara pesta pribadi Direktur, apakah tugas semacam ini bisa dimasukkan sebagai KPI individu saya?” ujar seorang sekretaris nan jelita di sesi workshop managing KPI.

Pertanyaan-pertanyaan di atas merupakan salah satu contoh pertanyaan yang acapkali ditanyakan dalam workshop pelatihan KPI (Key Performance Indicator). Mungkin sudah banyak perusahaan yang menerapkan KPI di Indonesia dalam hal ini, tetapi tidak ada salahnya kita coba mengulas pernak-perniknya kali ini, terutama untuk Anda yang kebetulan belum menerapkan KPI di dalam perusahaannya. Salah satu peran penting yang disandang perlunya penerapan KPI dalam perusahaan adalah memberikan “rapot” yang terukur nan terang benderang sekaligus memberikan informasi kepada kita sejauh mana kinerja yang ditargetkan bisa terengkuh. Tak heran menerapkan KPI secara solid sampai pada level individu merupakan sebuah keniscayaan bila perusahaan ingin prestasinya melesat. Sebagai gambaran, hampir 80 % perusahaan kelas dunia (world class company) kalau ditelisik lebih jauh dipastikan sebagian besar sudah menerapkan KPI yang cermat sampai tingkat Individu.

Jadi pertanyaan diatas yang menanyakan secara kritis akan mencornya karir seseorang yang diduga ada unsur “like and dislike” praktis kemungkinan kecil terjadi, karena rapot KPI-nya akan “berbicara”. Secara tidak langsung adanya penerapan KPI akan mengurangi praktik “politik kantor” yang tidak sehat. Juga pertanyaan sekretaris yang mempunyai pekerjaan “tambahan“ di luar pekerjaan utamanya, kecenderungan seperti sedikit demi sedikit akan tereduksi karena sifat KPI yang terukur dan terang benderang (Bosnya akan malu bukan bila ternyata sekretarisnya tidak achieve target gara-gara pekerjaan “tambahan” tadi mereduksi tugas utamanya). Barangkali tidak bisa sepenuhnya hilang, tetapi secara alamiah praktek-praktek yang tidak pro efisiensi akan tereliminasi step by step.

Namun demikian saya melihat beberapa isu krusial yang musti diperhatikan bila sebuah perusahaan ingin menerapkan manajemen kinerja berbasis KPI ini :

Pertama, pastikan beban kerja yang dikerjakan haruslah terukur secara gamblang dan jelas. Jadi mengindetifikasi pekerjaan dengan cermat dan tepat tiap posisi merupakan hal vital. Ada beberapa departemen tertentu menjadi sangat mudah dan jelas pengukurannya, seperti bagian pemasaran misalnya, tingkat penjualan bisa menjadi beban kerja utama-nya. Atau dari bagian Produksi bisa diukur produk barang yang dihasilkan per hari atau per bulannya. Tetapi ada beberapa seksi sedikit sulit diukur, tetapi itu semua harus dibuat “terukur”, terutama pada departemen administrasi dan support. Misalnya dari departemen administrasi, pengukurannya bisa diukur dari “ketepatan” memberikan laporan secara berkala bisa dijadikan ukuran kinerjanya. Jadi intinya menjadikan pekerjaan utama “terukur” dan jelas, bukan abu-abu.

Kedua, adalah penyiapan sistem monitoring yang jelas dan transparan. Hal ini sering menjadi isu, karena infrastruktur monitoring-nya tidak disiapkan secara baik. Walaupun alat ukur sudah ada, jangan sampai monitoring sistem ini tidak disiapkan dan hanya mengandalkan “ingatan” semata. Ini bisa menjadikan seorang yang kinerjanya rata-ratanya baik, tetapi karena sistem monitoring didesain sekenanya saja pas menjelang evaluasi kinerja, dia melakukan “kesalahan kecil” di akhir periode tetapi karena sistem monitoring ala kadarnya, kinerja dia bisa jatuh bak pepatah “panas setahun dihapuskan oleh hujan sehari”. Isu monitoring lainnya adalah yang menjadi “juri” dalam menilai kinerja seringkali dianggap “berat sebelah” alias tidak adil. Untuk mengurangi kecenderungan ini, kalo boleh saya member saran, dalam menilai kinerja dilibatkan konsultan pihak ketiga yang menilainya secara lebih fair dan adil.

Sebenarnya masih banyak isu lain dalam penerapan pengukuran kinerja perusahaan, tapi dua isu di atas merupakan salah satu isu yang menonjol dalam pelaksanaan KPI di aras praksis. Akhirnya, penerapan KPI dalam perusahaan adalah salah satu mengukur kinerja yang lebih terukur agar hasilnya pun “terukur”. Tak salah jika dikatakan bahwa penerapan KPI adalah adalah satu indikator bahwa sebuah perusahaan dikelola dengan dengan baik. Bagaimana dengan perusahaan Anda?

Credit Photo : lisaluonoceanave@flickr.com